Профессия помощник руководителя
Помощник (ассистент) руководителя – профессионал, в обязанности которого входит оказание административной и информационной поддержки начальнику: он берет на себя различные технические и организационные вопросы, чтобы шеф сэкономил время для решения более важных задач. Работа ассистента руководителя регулируется профстандартом 07.002 (п. 3.4). Если вам хочется понять себя глубже — в нашем центре профориентации есть точный тест на профориентацию, который помогает узнать, к каким профессиям у вас уже есть способности и какой у вас тип личности и интеллекта.
Краткое описание
По распространенному представлению помощник руководителя составляет расписание дел для босса, отвечает на звонки и выполняет личные поручения. Но этим занимаются секретари, а в подавляющем большинстве случаев ежедневная работа бизнес-ассистента выходит далеко за рамки тайм-менеджмента дня начальника и приготовления кофе для него. По профстандарту у помощника руководителя 4 основных направления деятельности:
- Работа с информацией в широком смысле слова: от поиска и интерпретации данных до информирования партнеров о принятых руководителем решениях.
- Подготовка информационно-аналитической документации: обзоров, докладов, справок и т. д.
- Установление деловых контактов и организация мероприятий: совещаний, командировок, встреч, пресс-конференций, презентаций и проч.
- Организация исполнения решений: бизнес-ассистент оформляет их документально, доводит до ведома сотрудников, контролирует выполнение указаний, отчитывается о выполненном.
В профессиональные обязанности помощника руководителя также может входить:
- участие в ведении проектов и расчетах (в частности, составление смет);
- взаимодействие с бухгалтерией (контроль оплат, составление счетов, отслеживание авансов);
- личное представительство, то есть выступления от имени руководителя и информирование партнеров, общественности о его интересах;
- контроль за офисными материалами (бумага, папки и т. д.) и оборудованием в кабинете руководителя.
Особенности
Ключевая характеристика профессии – очень широкий спектр разноплановых обязанностей. Ассистент руководителя в идеале должен уметь все: написать финансовый отчет, выбрать подходящий подарок для делового партнера на 50-летний юбилей, вести дашборд, отслеживать отзывы в соцсетях, организовать переговоры. На практике объем обязанностей бывает разным. Если у руководителя только один помощник, ассистенту действительно приходится быть универсалом. В крупных компаниях у менеджеров высшего звена, как правило, есть несколько ассистентов, и у каждого из них свои функции и специализация, например:
- персональный помощник не только занимается расписанием и телефонными звонками, но и выполняет личные поручения: отвозит документы, встречает гостей, покупает билеты и бронирует гостиницы, когда босс едет в командировку, заказывает обед с доставкой и прочее;
- ассистент по административной работе контролирует сотрудников, работает с документами, организует совещания;
- помощник по связям с общественностью занимается налаживанием контактов с прессой и созданием позитивного имиджа.
Соответственно, от персонального помощника ожидают соблюдения конфиденциальности, от ассистента по административной работе – умения общаться с коллективом, от специалиста по пиару – связей в СМИ и бойкого пера.
Всем бизнес-ассистентам, независимо от специализации и места работы, необходимо наладить и поддерживать тандем с боссом. Помощник должен в точности выполнять указания руководителя, инициатива и творчество приветствуется редко. На протяжении всего рабочего дня (а порой и после его окончания) ассистент постоянно находится на связи с шефом. Иногда он знает о начальнике больше, чем его родные и друзья. Поэтому успешное профессиональное взаимодействие помощника и руководителя – это всегда история психологической совместимости: как бы хорошо ни выполнял свои обязанности ассистент, если он не найдет общий язык со своим боссом, ему придется уволиться.
Плюсы и минусы
- Статусная должность: помощник владельца компании или директора организации – немаловажная фигура в трудовом коллективе.
- Востребованность: только на hh.ru по запросу «помощник руководителя» поисковая система выдает больше 1800 вакансий.
- Неплохие зарплаты.
- Возможность познакомиться с влиятельными людьми, создать свою сеть социальных связей.
- Отсутствие однообразия и рутины.
Главный минус профессии тесно связан с одним из ее плюсов: отсутствие рутины нередко означает, что каждый день на ассистента обрушивается множество новых заданий, которые нужно срочно выполнить, и у него буквально нет ни минутки, чтобы перевести дух.
К другим недостаткам относятся:
- Часто ненормированный рабочий день.
- Высокий уровень ответственности.
- Стереотипы относительно возраста: чаще всего работодатели ожидают, что помощник должен быть не старше 40 лет.
Качества бизнес-ассистента
Организованность, ответственность, способность долго и продуктивно работать в многозадачном режиме – основные качества помощника руководителя. Кроме этого, необходимы:
- стрессоустойчивость;
- отличная письменная и устная речь;
- хорошая память;
- уравновешенность;
- дипломатичность;
- доброжелательность;
- умение планировать.
Где учиться на помощника руководителя
По профстандарту у помощника руководителя должно быть высшее образование на уровне бакалавриата. Профильным считается направление 46.03.02 «Документоведение и архивоведение», оно есть во многих вузах страны. В некоторых университетах, например, в ЛГУ им. Пушкина, на этом направлении открыта программа, которая так и называется: «Помощник руководителя в системе управления организацией». В других вузах (РГГУ, УГИ УрФУ, КубГТУ и др.) предлагается обучение по программам «Информационное и документационное обеспечение управления» или «Документоведение и документационное обеспечение управления». Абитуриентам необходимы хорошие результаты ЕГЭ по русскому и иностранному языкам, истории, обществознанию.
Еще один вариант – бакалавриат по направлению 38.03.03 «Управление персоналом». Он есть в РУТ, МПУ, РЭУ им. Плеханова, СПбГЭУ, РГПУ им. Герцена, УрФУ и еще в больше чем сотне вузов страны. Для поступления нужны результаты ЕГЭ по математике, русскому и иностранному языкам, реже – по истории или обществознанию.
Если профильного образования нет, подойдет любое другое высшее образование, но необходимо будет пройти программу профессиональной переподготовки на курсах. Длительность учебы разная – от нескольких недель до 3–4 месяцев.
Место работы
Вариантов трудоустройства для помощника руководителя много. Это может быть:
- крупная корпорация, в том числе международная;
- компания, занимающаяся любым типом бизнеса;
- производственное предприятие;
- банк, инвестиционный фонд;
- государственная организация;
- образовательное учреждение;
- технологический стартап;
- теле- или кинокомпания;
- медицинское учреждение;
- IT-компания;
- исследовательский центр;
- общественная организация;
- семейное предприятие;
- гостиничная или ресторанная сеть;
- дипломатическое представительство и др.
Кроме этого, возможна работа в качестве ассистента у ИП, например, известного блогера или коуча.
Зарплата
Анализ вакансий на hh.ru показывает, что в профессии очень широкий зарплатный диапазон: от 50 тыс. до 400 тыс. руб. в месяц. В среднем в крупной компании ассистент руководителя с умеренным опытом (1–3 года) может рассчитывать на 120–150 тыс. руб. в месяц.
Карьера
Первые шаги в профессии бизнес-ассистент проходит в качестве стажера или помощника руководителя в маленькой компании. За 6–7 лет вполне реально пройти путь от старшего помощника, возглавляющего группу ассистентов, до начальника отдела (секретариата, офиса). Вершина карьеры – должность исполнительного директора.
Знания
Помощник руководителя должен хорошо знать:
- Основные программы MS Office – от Word и Excel до Power Point.
- СРМ-систему Bitrix24.
- Виды и формы первичной бухгалтерской документации.
- Деловодство и документоведение.
- Этикет делового общения.
- Правила деловой переписки.
- Основы политики конфиденциальности, принципы защиты личной информации.
- Структуру, кадровый состав и корпоративную политику организации/ компании.
- Правовые акты, методические документы, стандарты в сфере деятельности компании.
